في ظل كثرة الإرتباطات والمهام التي تحتاج للقيام بها بشكل يومي سواء المتعلقة بالعمل أو الدراسة أو أي مجال آخر فإن الإعتماد على الذاكرة لمتابعة تلك الأحداث والقيام بالمهام المطلوبة في موعدها يعد أمر صعب للغاية وبالتالي قد يكلفك الإعتماد على الذاكرة عدم تذكر مهمة معينة أو حدث أو إجتماع هام وهنا تبرز أهمية أدوات إدارة الوقت و تنظيم العمل وعلى رأسها بالطبع خدمة "Calendar" أحد خدمات حزمة جوجل الشهيرة.
وربما يظن البعض أن Google Calendar هي أداة للإطلاع على التقويم ومتابعة الأحداث الخاصة بالعمل فقط، لكن وعلى عكس تماماً تتمتع الخدمة بمرونة كبيرة بحيث يُمكنك من خلالها القيام بالعديد من المهام الإضافية الرائعة، ومن خلال مقال اليوم سنستعرض لكم افضل 5 استخدامات مميزة لخدمة Google Calendar والتي من خلالها تستطيع تحقيق أقصى إستفادة من تلك الخدمة الرائعة.
جدولة إجتماع عبر الفيديو من خلال Google Meet
نتيجة للتكامل الرائع بين خدمات جوجل المختلفة يُمكنك جدولة إجتماع عبر مكالمة فيديو من خلال خدمة Google Meet وذلك مباشرةً من خلال Google Calendar عن طريق الضغط بالماوس على اليوم الذي ترغب بعمل الإجتماع فيه ثم تحديد إسم وتوقيت للإجتماع من خلال الضغط على "More Options" وإضافة كل البيانات وتحديد الأشخاص المشاركين بالإجتماع ثم الضغط على "Save" بالأعلى.
و بعد ذلك سيتم إشعار جميع المشاركين بالحدث الذين قمت بتحديدهم من خلال رسالة بريد تحتوي على رابط لمكالمة Google Meet والذي بمجرد الضغط عليه سيتم بدء الإجتماع عبر الفيديو في حالة وجود أكثر من شخص من الأشخاص المدعوين.
إضافة أحداث فيسبوك إلى Google Calendar
بجانب الاحداث المتعلقة بحزمة جوجل مثل بريد Gmail يُمكنك أيضاً إضافة أي حدث أو مناسبة من خلال حسابك على فيسبوك إلي تقويم جوجل لمتابعة كل الأحداث الخاصة بك بمكان واحد فقط، ويُمكنك القيام بذلك من خلال التوجه لصفحة الأحداث "Events" من القائمة الجانبية على حساب فيسبوك الخاص بك أو من خلال تسجيل الدخول والتوجه للرابط التالي:
www.facebook.com/events
بعد ذلك ستجد قائمة بالأحداث القائمة أو أي مناسبات تنوي حضورها ويُمكنك ببساطة من خلال الضغط على إسم الحدث الذي تود إضافته ثم من خلال الضغط على أيقونة الثلاث نقاط بصفحة الحدث ثم خيار "Export" سيتم تحميل ملف صغير الحجم يمثل بيانات ذلك الحدث.
بعد ذلك ومن خلال التوجه لحسابك على Google Calendar والضغط على أيقونة الإعدادات أعلى الصفحة الرئيسية ثم خيار "Import & Export" من القائمة الجانبية.
بعد ذلك قم بالضغط على الجزء الخاص "Import" بالأعلى ثم تحديد الملف الذي قمت بتحميله من فيسبوك وإختيار إسم التقويم الذي تريد إضافة الحدث إليه من خلال قائمة "Add to Calendar" ثم الضغط على "Import" بعد الإنتهاء وسيتم إستيراد الحدث ووضعه داخل التقويم الخاص بك.
الآن وإذا توجهت لتاريخ الحدث الذي قمت بإضافته ستجد أنه قد تم إضافته للتقويم بالتاريخ المُحدد وبالتالي يُمكنك بسهولة تحديد إشعار لتبيهك بمجرد إقتراب موعد الحدث وأيضاً مشاركة الحدث مع زملائك.
تلقي التنبيهات والإشعارات قبل الأحداث الهامة
في حال كان لديك الكثير من الإجتماعات والمهام المُنتظرة والتي تخشى عدم تذكرها أو ترغب بتجهيز أمر ما أو القيام بمهمة مُعينة قبل موعد الحدث أو الإجتماع فيُمكنك تفعيل خاصية التنبيهات بخدمة Google Calendar لتحصل على إشعار لتنبيهك قبل الحدث بوقت كافي، ويُمكنك القيام بهذا الأمر من خلال التوجه للإعدادات بحسابك على "Calendar" ثم قم بالضغط على خيار "Settings for my calendars" من القائمة الجانبية وقم بإختيار إسم التقويم في حالة وجود أكثر من تقويم على الحساب ثم قم بالضغط على "Event notifications".
بعد ذلك من خلال الشاشة الرئيسية يُمكنك تحديد المدة التي ترغب بتلقي الإشعار خلالها قبل ميعاد الحدث وتستطيع تحديد تلك المدة سواء بالدقائق أو الساعات أو حتى الاسابيع والشهور قبل ميعاد الحدث ويُمكنك تحديد إما تلقي التنبيه في صورة رسالة على البريد الإلكتروني من خلال تحديد خيار "Mail" أو في صورة رسالة إشعار عادية عند فتح خدمة Google Calendar من خلال تحديد خيار "Notification".
الحصول على رسالة بريد يومية بجدول أعمالك
عند إستخدام خدمة Google Calendar داخل بيئة العمل أو الدراسة يتم إضافة جميع الأحداث التي تم دعوتك إليها من قبل الزملاء أو الأصدقاء إلي جانب أي أحداث أنشأتها بنفسك، وبالتالي إذا كنت لا تفضل متابعة أحداثك وجدول أعمالك من خلال واجهة التقويم يُمكنك تلقي رسالة بريد يومية بأبرز الأحداث والإرتباطات بجدول أعمالك.
وتستطيع تفعيل ذلك الأمر من خلال التوجه للإعدادات بحسابك على "Calendar" ثم قم بالضغط على خيار "Settings for my calendar" من القائمة الجانبية وقم بإختيار إسم التقويم في حالة وجود أكثر من تقويم على نفس الحساب بعد ذلك قم بالضغط على "Other notifications" ثم قم بتفعيل خيار "Daily agenda" وتحديد "Email" من القائمة المنسدلة أمامه لتتلقى إشعار يومي عن طريق البريد بجدول أعمالك.
في حال أردت القيام بتحديد حدث أو إجتماع معين مع مجموعة من الزملاء يُمكنك أيضاً مشاركة أي ملفات مُتعلقة بهذا الحدث عند إنشائه وبالتالي سيتم مشاركة هذا الملف مع كل الأشخاض الذين ستقوم بدعوتهم للحدث وبالتالي لن تحتاج لمشاركة هذا الملف معهم عن طريق إرساله في رسالة بريد منفصلة.
مشاركة الملفات عبر تقويم Google Calendar
في حال أردت القيام بتحديد حدث أو إجتماع معين مع مجموعة من الزملاء يُمكنك أيضاً مشاركة أي ملفات مُتعلقة بهذا الحدث عند إنشائه وبالتالي سيتم مشاركة هذا الملف مع كل الأشخاض الذين ستقوم بدعوتهم للحدث وبالتالي لن تحتاج لمشاركة هذا الملف معهم عن طريق إرساله في رسالة بريد منفصلة.
ويُمكنك فعل ذلك الأمر من خلال الضغط على اليوم الذي تود إضافة حدث به ثم تحديد إسم الحدث وموعده ودعوة الأشخاص عبر خيار "Add guests" ثم يُمكنك من خلال الضغط على "Add Attachment" إضافة أي ملف تريده إما من داخل حساب التخزين السحابي "google drive" أو من خلال رفع أي ملف تريده وبالتالي سيتم إرسال دعوة عبر البريد الإلكتروني لكل الأشخاص المدعوين تحتوي تفاصيل الحدث وكذلك رابط الملف الذي قمت بإرساله ويُمكن لكل منهم الإطلاع على الملف بل والتعديل عليه في حال قمت بمنحهم تلك الصلاحية.
تعليقات
إرسال تعليق