بغض النظر عن طبيعة عملك على الكمبيوتر، لا شك أنك تكرر كتابة بعض العبارات والجُمل
بشكل يومي، سواء كانت بريدك الإلكتروني، أو عبارات التحية، أو الردود الجاهزة
للعملاء أو رقم الهاتف، أيًا كان. في الهواتف الذكية، توجد ميزة "الاقتراحات النصية" التي تساعد على إدخال هذه
العبارات بسهولة بمجرد كتابة الحروف الأولى منها، لكن ماذا عن أجهزة الكمبيوتر
التي تعمل بنظام ويندوز؟ ألا توجد طريقة مشابهة لتوفير الوقت وتجنب إعادة كتابة نفس النصوص يدويًا في كل مرة؟ تناولنا بالفعل 5 برامج تفعل ذلك للكتابة أسرع على الكيبورد، لكن دعونا نشارك فيما يلي مزيد من الطرق والأدوات لإنشاء اختصارات للنصوص المتكررة بسهولة.
اختصار النصوص المُكررة
باستخدام أداة Beeftext
الأداة الأولى التي سنتحدث عنها هي Beeftext مفتوحة المصدر والمجانية
بالكامل، حيث يَسهُل على أي شخصٍ أن يستخدمها سواء بعد تثبيتها أو استخدامها دون تثبيت عن طريق تنزيل النسخة المحمولة (Portable). عمومًا، بعد تشغيل الأداة ستظهر الأيقونة الخاصة بها (تحمل حرفيّ Bt) في خانة الإشعارات الموجودة بشريط
المهام. اضغط على هذه الأيقونة لتفتح الأداة، ثم اضغط على زر Combos ثم اختر New من القائمة لتُنشئ
اختصارًا لأي نصٍ تريده.
في النافذة التي تظهر قم بتسجيل العبارات التي تستخدمها كثيرًا مثل عنوان البريد الإلكتروني والتحية والاسم، وهكذا. ابدأ بتعيين اسمًا لتمييز الاختصار في حقل "Name" ثم في الخانة الفارغة "Snippet" قم بكتابة النص الذي تريد إنشاء اختصارٍ له (وليكن
بريدك الإلكتروني) وفي خانة "Keyword" قم بكتابة الاختصار أو الكلمة المفتاحية
(ولتكن =email) التي ستُستَبدل بالنص فور كتابتها، ثم اضغط على OK. بعد ذلك قم بإغلاق نافذة BeefText وستظل الأداة تعمل في الخلفية لمراقبة الاختصارات التي تكتبها.
عند كتابة اختصار مُسجل، ستقوم الأداة بحذف الاختصار ليحل محله النص أو العبارة المرتبطة به – المكتوبة في في خانة Snippet – بشكل فوري. يمكنك أيضًا إدخال العبارات المسجلة بالضغط على Shift+Win+Enter معًا والتبديل بين وضع الاستبدال التلقائي واليدوي والنسخ الاحتياطي للعبارات، من بين خيارات أخرى متاحة. ولاحظ أننا وضعنا علامة "=" قبل كلمة "email" ليسهل
التمييز بين الكلمة المفتاحية أو الاختصار وكلمة "email" المُجرَّدة.
باستخدام خاصية AutoCorrect في برامج Office
تمتلك برامج الأوفيس مثل Word و Excel و OneNote خاصية تُشبه
التصحيح التلقائي الموجودة في الهواتف الذكية، وللمصادفة، تُسمى هذه الخاصية
بالتصحيح التلقائي AutoCorrect أيضًا! يقتصر عمل هذه الخاصية على برامج مايكروسوفت أوفيس، لكن لا بأس نظرًا لأن الكثير منا يعتمد بشكلٍ كامل على هذه التطبيقات
أساسًا في عمله.
في البداية عليك فتح أي برنامج من برامج الأوفيس وليكن Word، وضمن أي مستند مفتوح، قم بالانتقال إلى قسم File بالأعلى والذي يوجد في الزاوية العلوية اليسرى، أو الزاوية العلوية اليمنى للإصدار العربي من البرنامج. ومن بين الخيارات العديدة ضمن قائمة File قم باختيار Options بالأسفل. ستظهر لديك نافذة تحتوي العديد من الخيارات القابلة للتغيير. وعليك الانتقال إلى قسم Proofing من القائمة الجانبية. ثم بعد ذلك أضغط على زر "AutoCorrect Options" لتظهر نافذة تحتوي على جزئية "Replace text as you type" وتحتها خانتين: Replace و With؛ في
الخانة الأولى (Replace) ضع الاختصار أو الكلمة المفتاحية وفي الخانة الثانية
(With) ضع الجُملة التي تريدها أن تظهر بمجرد كتابة الاختصار مثلما فعلنا في
الأداة الأولى ثم اضغط على Add.
ولكن إذا كان لديك نصٌ مكتوب ضمن المستند وتريد حفظه كاختصار بنفس التنسيق (أي بنفس الخط واللون والحجم) فيمكنك فعل ذلك عن طريق تحديد النص، ثم الانتقال إلى File ثم Options ثم Proofing وبعد الضغط على AutoCorrect Options ستجد أن النص المحدد يظهر تلقائيًا في خانة "With" وما عليك سوى تحديد كلمة الاختصار في خانة "Replace" والضغط على Add مرة أخرى.
باستخدام إضافة Text Blaze للمتصفح
تحدثنا عن أداة عامة وعن خاصيةٍ موجودة ببرامج الأوفيس تحديدًا وحان الوقت لنتحدث
عن إضافة للمتصفحات وهي Text Blaze التي يمكن تثبيتها على جوجل كروم ومايكروسوفت إيدج وأي متصفح أخر مبني على نواة كروميوم، وبالتالي فلا يوجد دعم لمتصفح فايرفوكس للأسف. وصحيح أن الإضافة ليست
مجانية بالكامل، فإن الخطة المجانية منها تُعطيك حتى 20 اختصارًا، وهو رقمٌ أكثر
من رائع بالنسبة للكثيرين.
استخدام الإضافة سهل وبسيط جدًا، فتقوم بتثبيتها على المتصفح ثم تضغط على أيقونتها بشريط المتصفح العلوي على اليمين. للوهلة الأولى قد تبدو واجهة الإضافة معقدة، إلا
أنها بعيدة كل البعد عن التعقيد. فقط اضغط على علامة + الواضحة بالأعلى ثم قم
بكتابة النص في واجهة التحرير الموجودة بالأسفل، حيث يمكن كتابة وتنسيق النص كما تشاء. بعد ذلك قم بتعيين اسمًا للاختصار في خانة Label ثم ضع
الاختصار أو الكلمة المفتاحية في خانة Shortcut الموجودة بالأعلى على اليمين
وجرّبه إذا احتجت بالضغط على Try it out.
بهذا ستستطيع اختصار العبارات الطويلة
بمجرد كتابة هذا الاختصار في أي خانةٍ للنص على المتصفح. جدير بالذكر أن الإضافة توفر برنامجًا يمكن تثبيته على ويندوز، والذي يعمل على مزامنة الاختصارات النصية بين المتصفح والبرنامج لتعمل على مستوى نظام التشغيل وليس فقط داخل المتصفح.
أدوات أخرى لاختصار النصوص الطويلة
بالإضافة إلى الأدوات الثلاث التي شاركناها، هناك أدوات أخرى كثيرة يمكنكم
استخدامها لاختصار النصوص، على سبيل المثال: Espanso؛ وهي أداة مجانية تمامًا
تعمل على الويندوز وغيره من المنصات. بالمجمل هي أداة ممتازة وتؤدي الغرض المطلوب
منها على أكمل وجه، لكن مشكلتها الوحيدة أنها تمتلك واجهة مُنفرة نوعًا ما، ولذلك
قد تُضطر لكتابة النص تحديدًا في مُحرر نصوص منفصل بدلًا من كتابته في هذه
الأداة.
هناك أيضًا أداة تُسمى TextExpander؛ وهي أداة ليست مجانية وليست موجهة للأفراد
العاديين، بل للشركات والأعمال، وتقدم خدماتها نظير 40 دولارًا في السنة. أخيرًا
وليس آخرًا، وعلى غرار سابقتها، هناك أداة Phrase Express الموجهة للأعمال هي
الأخرى والتي يمكنك الحصول على رخصة استخدامها مقابل 100 دولار شهريًا، لكن لماذا
تفعل ذلك في ظل وجود البدائل المجانية؟
ألا يوجدُ حلٌ غير التطبيقات؟
إذا كنت تريد حلًا يُشبه الحافظة الموجودة في الهواتف الذكية بعيدًا عن التطبيقات
والخصائص الموجودة داخلها – مثل AutoCorrect ببرامج الأوفيس – فإصداريّ ويندوز 10
وويندوز 11 يقدمان لك حافظةً خاصة بهما تستطيع استخدامها بسهولة لتخزين النصوص التي تحتاج استخدامها بشكل متكرر، ويمكن الوصول إلى هذه الحافظة عن طريق الضغط
على مفتاحي Windows + V.
ستفتح لك الآن أداة الحافظة بالويندوز؛ اضغط على Turn on لتُفعلها ثم توجه لأي
نصٍ – أو صورة – وانسخه. افتح الحافظة مرةً أخرى وستجد النص موجودًا؛ إذا كنت
كثيرًا ما تستخدم هذا النص، فقم بتثبيته بالضغط على أيقونة المِشبك (📌) وفي كل مرة
تريد استخدامه فيها، فقط افتح الحافظة واضغط عليه بزر الفأرة الأيسر وسيتم نسخه
كما هو الحال في حافظة الهواتف الذكية.
إذًا، يمكنك استخدام أكثر من أداة أو طريقة لإنشاء اختصارٍ للنصوص وكتابتها بضغطة
زرٍ لو أردت. اختر الأداة أو الخاصية التي تُعجبك وطبقها في كل أعمالك حتى تزيد
من إنتاجيتك وتُقلل وقتك المُهدر، وتابعنا للمزيد!