إذا كان لديك بيانات مكتوبة على مستند ورقي تود تحويلها رقميًا إلى جدول في برنامج Excel الشهير فيُمكنك فِعل ذلك إما بالطريقة التقليدية، أي كتابتها يدويًا بالكيبورد، وهي الطريقة الشائعة والرائجة بين المُستخدمين، أو تترك المهمة للبرنامج لسحب البيانات من الورقة تلقائيًا وذلك بفضل ميزة أضافتها مايكروسوفت حديثًا إلى Excel تُدعى Data from Picture حيث تتيح لك التقاط صورة للورقة التي تحتوي تلك البيانات ومن ثم يقوم البرنامج بتحليل محتوياتها وتحويله إلى بيانات قابلة للتعديل دون تعب أو جُهد. إن كنت مهتمًا فدعنا نستعرض خُطوات هذه الطريقة سويًا انطلاقا من سطور هذا المقال.
مبدئيًا نود الإشارة إلى ان هذه الميزة لا تعتبر جديدة تمامًا، فقد كانت متاحة منذُ فترة لمستخدمي تطبيقات مايكروسوفت أوفيس على أجهزة Mac ثم طُرحت لتطبيقات أوفيس على الهواتف المحمولة، لكِنّ في منتصف عام 2022 أعلنت مايكروسوفت عن ضم الميزة إلى الإصدارات الحديثة من حزمة Microsoft 365 لنظام ويندوز، وبالتالي إن كنت مشتركًا في هذه الحزمة تستطيع الاستفادة من الميزة بسهولة، او يمكن أيضًا تجربتها مجانًا من خلال نُسخة الويب من أداة Excel على المتصفح.
كما أشرنا تُتيح ميزة Data from Picture تحويل الجداول والإيصالات والبيانات المالية وغيرها من البيانات المكتوبة داخل صورة إلى بيانات يُمكن تحليلها ومعالجتها باستخدام برنامج Excel حيث يتم تحويل هذه البيانات داخل الصور إلى بيانات مكتوبة ومحفوظة في جدول بيانات عادي على الاكسيل. كل ما عليك فعله في البداية هو تشغيل البرنامج على الكمبيوتر وإدراج الصورة لاستخراج البيانات، وذلك عبر التوجه إلى قسم "Data" من شريط الأدوات ثم النقر على خيار "From Picture" ضمن جزئية "Get & Transform Data" لتظهر قائمة منسدلة حدد منها "Picture From Clipboard" وذلك إذا قمت بعمل نسخ لملف الصورة، أو اضغط على "Picture From File" وتستفتح نافذةً لإدراج الصورة من الجهاز. توجّه إلى المجلد المحفوظة به الصورة، واختر الصورة وانقر عليها نقرتين بزر الفأرة الأيسر أو حدّدها ثُمّ اضغط على إدراج أو Insert.
ستلاحظ على الفور ظهور نافذة Data from Picture على الجانب الأيمن من جدول البيانات يوضح تقدم عملية رفع الصورة وتحليل البيانات، وبعد الانتهاء سيبدأ البرنامج في استخراج البيانات من الصورة وهي عملية لا تستغرق سوى بضع دقائق. فور اكتمال الأمر، ستظهر الصورة في أعلى الشريط الجانبي مع البيانات الموجودة تحتها بهذا الشكل [كما موضح أدناه]. الآن قد تحتاج إلى إجراء بعض التعديلات الطفيفة على البيانات المستخرجة، وخصوصًا لو كانت البيانات باللغة العربية، فقد تتداخل الحروف، أو تتبدّل بعض الكلمات، لذا يجب أن تُراجعها وتُعدّل على هذه البيانات، فقد يُمكن ألّا تُستخرَج بشكلٍ صحيح. كذلك فإنّه من الواجِب مُراجعة الرموز والأرقام للتأكُّد من صِحتها قبل إدراجها إلى جدول البيانات.
يمكنك بكل بساطة الضغط على أي حقل في الجدول المُدرَج للتعديل عليه، فسيُحدِّد البرنامج تلقائيًا هذا الجُزء داخل الصورة لتُميّزه جيدًا، فاختر الحقل الذي تُريد تعديله، وعدّل ما تُريده في المُربّع الذي سيظهر أمامك باللون الوردي حتى يتطابق مع المكتوب في الصورة، بعد ذلك أضغط "Accept" لحفظ التعديل. ولكن لتسهيل عملية تعديل البيانات التي يحتمل ألا يكون قد استخرجتها الميزة بشكل صحيح، يمكنك الضغط على زر "Review" وسترى كل حقل مظلل ومفتوحًا واحدًا تلو الآخر لإجراء التعديلات التي تُريدها على كُل حقل يحتاج إلى المراجعة. وبعدما تنتهي من إجراء التعديلات اللازمة انقر فوق Accept لحِفظ التعديلات التي أدخلتها على البيانات.
بعد مراجعة وتحرير جميع البيانات التي تُريدها من الصورة، الآن جاء وَقت إدراجها في الجدول، ولفِعل ذلك فقط أضغط على زر Insert Data الموجودة إلى جوار Review ثم ستظهر لك رسالة مفادها أنّك أنت المسؤول عن دقة البيانات التي ستُدرَج في الجدول، للتأكيد أضغط على Insert Data مرة أخرى للمتابعة.
بعد الضغط على إدراج ستظهر كُل البيانات التي أدخلتها في جداول البيانات على Excel وأيضًا من هذه الجداول يُمكنك التعديل على كُل البيانات التي تُريدها، حذف خلية أو إضافة مجموعة، أو إضافة أي بيانات أخرى خارجية تُريدها — ببساطة تعامل مع جدول البيانات كأي Sheet قمت بفتحه داخل برنامج أكسيل.
وفي نهاية هذا المقال، قد تكون اكتشفت طريقةً جديدةً لم تكُن على عِلمٍ بها من قبل، لذلك ننصحك باستخدام هذه الميزة الرائعة في استخراج البيانات من الصور إلى جداول البيانات على Excel والاستفادة منها بدلًا من الإدخال اليدوي لها، فثمّة أمور في التكنولوجيا تُعزّز من إنتاجيتِك، وتُسهِّل عليك الكثير من عملِك، وتُوفّر لك الوَقت والجُهد.
