بالنسبة لمعظم الناس، يعد Gmail أحد أهم الأدوات في حياتهم اليومية. تكمن المشكلة في أن معظمهم يتلقون الكثير من رسائل البريد الإلكتروني بحيث يصعب الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بهم منظمًا وليس مليئًا برسائل البريد الإلكتروني العشوائية وغير الضرورية. تقدم خدمات إرسال البريد الإلكتروني مثل Outlook و Gmail للمستخدمين طرقًا متعددة لتنظيم وفرز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم في مجلدات وعلامات تبويب مختلفة ولكن في وقت يمكن فيه لبحث جوجل مسح ملايين الكلمات في الثانية، لماذا من الضروري بذل الكثير من الجهد للحفاظ على تنظيم Gmail الخاص بك ؟
لحسن الحظ، يحتوي Gmail على أداة أرشفة ستساعدك على تنظيف الواجهة دون التسبب في قضاء عدة أيام في وضع كل بريد إلكتروني في مجلد مميز ويحتوي على خيار حذف كذلك، من أجل الفصل بين كلا المُصطلحين وتوضيح غرضهما وما هي فائدتهما، قررنا عقد مُقارنة شاملة لمعرفة الفرق بين أرشفة رسائل البريد الإلكتروني وحذفها.
أهمية أرشفة أو حذف رسائل البريد الإلكتروني
قد يكون لديك المئات، بل وحتى الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني التي تملأ صندوق البريد الخاص بك. ربما لم تتم قراءة بعضها لعدة أشهر، والبعض الآخر ربما كان عليك فتحه منذ فترة. ومع ذلك، مع وجود صندوق بريد مزدحم، قد يكون من الصعب الحصول على كل شيء، وقد تفوتك بعض الإشعارات المهمة.
من الضروري حذف رسائل البريد الإلكتروني أو أرشفتها للحصول على صندوق بريد بسيط ونظيف ومنظم لمساعدتك في الحياة العامة أو إدارة أعمالك. بدون بريد وارد نظيف، قد تجد نفسك وسط كومة افتراضية مستحيلة من الفوضى التي يبدو كما لو أنها لن تنتهي أبدًا.
تعريف أرشفة البريد الإلكتروني
تعني أرشفة رسائل البريد الإلكتروني إخفائها من صندوق الوارد الخاص بك وإضافتها إلى جميع ملفات البريد على Gmail. صندوق الوارد الخاص بك هو المكان الذي ترى فيه الرسائل الجديدة والرسائل التي قرأتها. من خلال الأرشفة، يمكنك إلغاء الفوضى العارمة في بريد الرسائل الواردة الأساسي.
الأرشفة لا تعني الحذف. ستظل قادرًا على البحث عن رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في المستقبل باستخدام شريط البحث في Gmail. قد ترغب في أرشفة بريد إلكتروني لست بحاجة إليه الآن ولكن قد تحتاج إلى الرجوع إليه في المستقبل. ستبقى جميع المستندات والمرفقات. لذلك، إذا كنت لا تريد إزالة بريد إلكتروني إلى الأبد، فسترغب في أرشفة رسائل بريدك الإلكتروني بدلًا من حذفها.
تظل رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في المُجلد المُخصص لها أو في صفحة "All Mail" حتى تقوم بإخراجها من الأرشيف. ما لم تحذف بريدًا إلكترونيًا، ستبقى رسائل البريد الإلكتروني غير المؤرشفة داخل مجلد البريد الوارد.
ماذا يحدث عند حذف البريد الإلكتروني
حذف بريد إلكتروني يعني أنه ستتم إزالته من صندوق الوارد الخاص بك إلى مجلد المهملات. بعد ثلاثين يومًا، سيكون الحذف نهائيًا ولن تتمكن من استعادة أي مستندات أو مرفقات. الفرق بين الأرشفة والحذف هو أن بريدك الإلكتروني المحذوف سيختفي من صندوق بريدك بعد ثلاثين يومًا. يعني اتخاذ قرار الأرشفة بدلاً من الحذف أنك ستتمكن من استرداد ذلك البريد الإلكتروني وقتما تشاء.
قبل الحذف، تأكد بنسبة 100% أنك لن تحتاج ذلك البريد الإلكتروني. إذا كنت تريد إزالة رسالة بريد إلكتروني لا تحتاج إليها، فيجب عليك حذفها لتنظيف صندوق البريد الخاص بك.
متى يجب أرشفة رسائل البريد الإلكتروني ؟
- عندما تعتقد أنك انتهيت من سلسلة رسائل بريد إلكتروني وتعتقد أنه من غير المحتمل أن تحصل على رد آخر.
- من أجل تخزين أي بريد به محتوى أو مرفقات حساسة بأمان.
- عندما يكون لديك بريد إلكتروني مهم يحتوي على بيانات قد تحتاج إلى الوصول إليها في المستقبل - ولكن ليس كثيرًا. ما عليك سوى استخدام وظيفة البحث في Gmail للعثور عليها.
- تساعد الأرشفة أيضًا في تبسيط صندوق الوارد الخاص بك، مما يجعله أكثر نظافة وسهولة للاستخدام اليومي.
متى يجب حذف رسائل البريد الإلكتروني ؟
- عندما لا تحتاج أبدًا إلى إعادة الوصول إلى بريد إلكتروني ما.
- التخلص من الرسائل غير المرغوب فيها التي تصل إلى بريدك الوارد (على الرغم من أنها مستمرة، ألا أنك قد ترغب في تصفية هذه الرسائل وحذفها تلقائيًا أولٍ بأول).
- عندما تحتاج إلى تنظيف سعتك التخزينية المجانية باستخدام Gmail - على الرغم من أنها توفر 15 جيجابايت (هذه السعة متوفرة عبر Gmail وGoogle Drive وصور Google). يعد حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة وغير المقروءة طريقة رائعة لاستعادة بعض مساحة التخزين هذه.
- تذكر أنه يتم نقل رسائل البريد الإلكتروني المحذوفة إلى مجلد المهملات لمدة ثلاثين يومًا. إذا كنت تريد التخلص من رسالة بريد إلكتروني على الفور، فستحتاج إلى حذفها مرتين. لذا، إذا كنت لا تريد إزالة شيء ما إلى الأبد، فاختر أرشفة رسائل البريد الإلكتروني بدلًا من حذفها.
لماذا يُعد خيار الأرشفة أفضل من الحذف، أحيانًا ؟
لنفترض أنك تجري محادثة مع شخص ما ويتم تبادل معلومات مثل العنوان أو رقم الهاتف. في تلك اللحظة، يمكنك تدوين أو حفظ أي شيء مطلوب، لذا قررت حذف المحادثة لأنك لا ترى أي إمكانية تجعلها تشوش بريدك الوارد بعد الآن.
تخيل الآن بعض الوقت الذي لن تحتاج فيه أبدًا إلى إلقاء نظرة على تلك المحادثة أو استرداد المعلومات من رسائل البريد الإلكتروني هذه، ولكنك تفعل ذلك الآن لسبب ما. إذا قمت بحذف سلسلة رسائل البريد الإلكتروني، فلن تتمكن من الرجوع إلى الوراء والعثور بسهولة على ما تبحث عنه. إذا قمت بأرشفة رسالة بريد إلكتروني، فلن تضطر بعد ذلك إلى رؤيتها في صندوق الوارد الخاص بك، ولكن ستتمتع أيضًا براحة البال مع العلم أنه إذا احتجت إلى الرجوع إليها مُستقبلًا لسببٍ ما، فإن البحث السريع سيعيدها إليك.
القرار الحاسم: الأرشفة أم الحذف ؟
بعد التعرف على كلا المُصطلحين عن قرب، نعتقد أنه لا يوجد أي سبب منطقي لحذف بريد إلكتروني، قد تقتضي الحاجة العودة إليه في المستقبل بعد أن كنت لا ترى له أي أهمية، لذلك نحن نُفضل خيار الأرشفة، ولكن هناك قضية أخرى متعلقة بالخيار الأفضل وهي سعة التخزين، نظرًا لأن جميع المستخدمين ملتزمون بسعة قصوى لا تتخطى 15 جيجابايت، وبالتالي قد يبدو خيار الحذف مفيدًا في بعض الحالات كذلك.
كل الرسائل المؤرشفة يمكنها استهلاك الكثير من تلك السعة التخزينية، وبالتالي ما لم تكن تُفضل الدفع مقابل زيادة السعة، فيجب عليك الذهاب إلى خيار الحذف النهائي لبعض رسائل البريد الإلكتروني. إذًا، تأكد من الرسائل التي تقوم بحذفها، واحرص على أنك لن تحتاجها في المستقبل، إذا كانت تحتوي على أي مُرفقات أو ملفات مهمة فيُرجى الاحتفاظ بها بصورة مُنفصلة على جهازك حتى يُمكنك اتخاذ قرار الحذف النهائي بدلًا من الأرشفة بدون تأنيب ضمير.
قد يبدو خياري الأرشفة والحذف متشابهين تمامًا بالنسبة للكثير من المستخدمين، ولكن أهميتهما وخصائصهما مختلفان تمامًا، نأمل أن نكون قد وُفقنا اليوم في المقارنة بين المصطلحين والتعريف بهما.
شكرا جزيلا
ردحذف