أفضل 10 برامج لمراقبة الموظفين يمكنك الاعتماد عليها !

يعتمد النجاح في إدارة الشركات بنسبة كبيرة على الإدارة الناجحة للموظفين فكلما كان الموظفين أكثر سعادةً في الوظيفة التي يعملون بها كلما كانت إنتاجيتهم أعلى بكثير، ولكن في الوقت ذاته لابد من توجيه الموظفين بعناية والعمل على مراقبتهم في بيئة العمل، بالطبع لا نقصد هنا مراقبتهم في الأمور الشخصية ولكن مراقبة أدائهم في المهام وكيفية القيام بها وذلك من أجل تحسين كفاءتهم وتقليل الوقت الضائع.

ولحسن الحظ يمكنك القيام بذلك بسهولة عبر برامج مراقبة الموظفين التي تعتبر سهلة جدًا في الاستخدام وتوفر مميزات كثيرة لا حصر لها، حيث تساعدك هذه البرامج في معرفة كيف يقضى الموظفين أوقاتهم كما أنها تقدم لك الاقتراحات من أجل زيادة إنتاجية الموظفين، وفي هذا الموضوع نقدم لكم أفضل وأهم برامج المراقبة التي تقدم مميزات شاملة بما في ذلك مراقبة البرامج واستخدام الإنترنت وتصوير لقطات الشاشة والمزيد من المميزات الأخرى.

في الوقت الحالي أصبح هناك الكثير من الموظفين الذين يعملون عن بعد من منازلهم، على الأقل لبعض أيام الأسبوع، وفي هذه الحالة لن يكون بالإمكان إجراء الرقابة الفعلية على الموظفين فما هو البديل عن ذلك؟ ظهرت برامج مراقبة الموظفين لحل تلك المشكلة حيث أنها تساعدك الاطلاع على أنشطة الموظفين في وقت العمل وتحديدًا مراقبة استخدامهم للإنترنت والبرامج التي يقضون وقتهم عليها كما أنها تقدم تحليلات دقيقة حول كيفية قضاء الوقت اليومي للموظفين الأمر الذي من شأنه أن يساعدك على تحسين إنتاجية المؤسسة وتقييم كفاءة الموظفين في إكمال مهام المحددة.

وتتميز هذه البرامج بسهولة الاستخدام بشكل كبير حيث أنها تتيح لك التحكم في أجهزة الموظفين من أي مكان وفي أي وقت وذلك لأنها تعمل عبر الإنترنت كما أنها تكون متصلة بالسحابة دائمًا لمشاركة البيانات باستمرار وفي الوقت الفعلي، وتتمتع هذه البرامج بنسبة كبيرة من الأمان أيضًا وبالتالي فلا داعي للقلق على بيانات الشركة أبدًا، لذلك دعونا نبدأ في سرد أفضل تلك البرامج في السطور التالية.

دعونا نبدأ ببرنامج CleverControl الذي يعُد أفضل برنامج لمراقبة الموظفين بلا منافس وذلك لأنه يتضمن جميع المميزات والأدوات التي تحتاج إليها لتتبع سلوك الموظفين حيث أنه يتيح لك عمل التقارير والتحليلات الشاملة حول أداء الموظفين وإنتاجيتهم، ويتيح لك هذا البرنامج عرض 16 جهاز كحد أقصى للموظفين في المرة الواحدة وذلك باستخدام ميزة المراقبة في الوقت الفعلي.

ويتيح لك البرنامج إمكانية مراقبة سجل مواقع الويب والنقرات على لوحة المفاتيح لمعرفة النصوص التي يتم كتابتها هذا بالإضافة إلى نشاط استخدام البرامج والنشاط على الشبكات الاجتماعية وغير ذلك، ويتيح لك البرنامج أيضًا إمكانية عرض لقطات الشاشة ونشاط محرك البحث والاستماع إلى تسجيلات صوت الميكروفون، ولكن هذا البرنامج ليس مجاني ويتم تحديد التكلفة الشهرية حسب عدد الأجهزة التي تحتاج إلى مراقبتها، كما يوفر البرنامج دعم فني لمساعدتك في أي وقت من خلال الدردشة الحية أو مركز المساعدة أو عبر البريد الإلكتروني.

يأتي برنامج Actual Keylogger Business Online بواجهة رسومية مألوفة للغاية ولا تختلف كثيرًا عن الأدوات الأخرى، فمن خلال لوحة التحكم داخل البرنامج يمكنك عرض الأحداث التي تجرى في الوقت الفعلي جنبًا إلى جنب مع الوصف الخاص بكل حدث والزمن الخاص به، كما تدعم هذه الأداة مراقبة تطبيقات المراسلة والشبكات الاجتماعية وبالإضافة إلى ذلك يتيح البرنامج للمدراء إمكانية حظر مواقع معينة في وقت العمل سواء مواقع التواصل الاجتماعي أو مواقع التسوق أو مواقع الألعاب وغير ذلك.

برنامج Monitask هو عبارة عن تطبيق لتتبع وقت وأداء الموظفين على الإنترنت حيث تم إنشاء هذا البرنامج من أجل مساعدة الشركات في توجيه وإدارة الموظفين بشكل فعال، ومن خلال البرنامج يمكنك مراقبة أنشطة الموظفين وتصوير لقطات شاشة من أجهزتهم كما أنه يساعدك على تتبع الوقت الذي يقضيه الموظفون في العمل أيضًا لتحسين كفاءتهم، كما يتيح لك برنامج Monitask معرفة البرامج التي يستخدمها الموظفون وجمع التفاصيل حول المدة التي يتم فيها استخدام كل برنامج وتحديد البرامج الأكثر فائدة للموظفين والأكثر إنتاجية بدلًا من البرامج التي تضيع الكثير من الوقت دون فائدة.

لذلك، إذا كنت تمتلك شركة وتحتاج إلى التحقق من عمل موظفيك في صمت ودون انتهاك خصوصيتهم، فقد يساعدك Monitask في تحقيق ذلك. ضع في اعتبارك انه من بين شروط عمل البرنامج ان يوافق كل موظف على مراقبته، بل ويمنحه البرنامج أيضًا قدرًا كبيرًا من التحكم في عملية التتبع. البرنامج يأتي بواجهة مستخدم بسيطة جدًا وكل ما يتعين على الموظف فعله هو بدء المؤقت (Timer) عندما يحين وقت العمل، وخلال هذه الفترة سيأخذ البرنامج لقطة شاشة وارسالها لحسابك الشخصي كدليل مرئي على نشاط الموظف، وذلك إن لم يقم الموظف بإيقاف التتبع.

بشكلٍ عام، Monitask هو برنامج بسيط يمكن أن يساعد الشركات أو أرباب العمل في القطاع الخاص على تتبع عمل فريقهم/موظفهم. الرائع في هذا البرنامج انه لا يجعل الموظف يشعر كما لو أنه يتم التجسس عليه بشكل متطفل ينتهك خصوصيته، حيث يتم التحكم في البيانات الصادرة في الغالب من قبل الموظف نفسه.

يعتبر برنامج Hubstaff من أفضل البرامج التي يمكن الاعتماد عليها بالنسبة لأولئك الذين يديرون الموظفين عن بعد حيث أنه يجعل مهمة إدارة الموظفين أسهل ما يمكن حيث أنه يقدم لك الكثير من المعلومات حول طريقة استخدام الموظفين لأجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم بما في ذلك تتبع عناوين URL التي يتم زيارتها وتصوير لقطات شاشة أثناء سير العمل وعرض الإحصائيات حول استخدام الموظفين الماوس ولوحة المفاتيح، ويتميز هذا البرنامج بسهولة الاستخدام كما أنه يوفر إصدار للهواتف الذكية يتيح لك الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي من أي مكان.

يوفر برنامج Teramind الكثير من المميزات التي تساعد مديري الشركات على تتبع الموظفين ومراقبة أعمالهم من أجل تحسين كفاءتهم حيث أنه يسمح لك بتتبع أنشطة سطح المكتب للموظفين من خلال ميزة البث المباشر وتصوير لقطات الشاشة للكمبيوتر كما أنه يتيح لك الوصول إلى البيانات مباشرةً في الوقت الفعلي أو في نهاية يوم العمل، ومن خلال هذا البرنامج يمكنك معرفة الموظفين الأكثر إنتاجيةً والموظفين الأقل، كما أنه يوضح لك المعلومات حول مواقع الويب التي يستخدمها الموظفون كما أن البرنامج يوفر الكثير من المميزات الأمينة أيضًا حيث يمكنه حماية الشركات من الهجمات الضارة.

يمكن تثبيت برنامج ActivTrak على أي جهاز كمبيوتر بشكل مخفي تمامًا بحيث لا يمكن لأحد اكتشافه، ويوفر لك هذا البرنامج تحليلًا دقيقًا حول سلوك المستخدمين في خلال أوقات العمل، كما أنه يسمح لك بحظر مواقع الإنترنت بما في ذلك شبكات التواصل الاجتماعي ومواقع البالغين حتى إنه يتيح لك إمكانية حظر برامج معينة أو مستندات معينة من الفتح، وهذا بالتأكيد سوف يكون له دور كبير في تحسين تركيز الموظفين وتقليل التشتت وبالتالي زيادة إنتاجيتهم. البرنامج يتميز بواجهة رسومية رائعة مع الكثير من الأدوات المفيدة، لذلك فبالتأكيد يستحق التجربة، خاصًة إذا كنت ترغب في مراقبة عدد كبير من الموظفين في وقت واحد حيث لديه القدرة على عرض سلوك كل موظف بطريقة منظمة جدًا.

هذا البرنامج هو عبارة عن أداة مراقبة تسمح لك بتتبع وقت العمل الخاص بالموظفين بدقة كبيرة كما أنه يتيح لك تصدير تقارير وتحليلات خاصة بالمشاريع التي تعمل عليها والتي يمكنك إرسالها لاحقًا إلى العملاء من أجل تحسين علاقتك بهم، كما أنه يعتبر فعال جدا في مراقبة الموظفين أثناء العمل عن بعد أو من المنزل، ويأتي هذا البرنامج بواجهة جميلة ومنظمة وفي لوحة التحكم الرئيسية في البرنامج يمكنك الحصول على أهم المعلومات والإحصائيات عن الموظفين بشكل سريع. بشكل عام، Time Doctor سوف يترك انطباعًا أوليًا جيدًا بفضل واجهته المصقولة حيث من السهل تتبع المشروعات التي يعمل عليها الموظفون والحصول على تقارير سهلة الفهم تساعدك على تقييم عمل كل موظف بأسلوب مرن وبسيط.

أخيرًا لدينا برنامج Timely وهو جدير بالذكر أيضًا حيث يساعدك على التحقق من وقت العمل للموظفين وتتبع أنشطتهم باستمرار ويتميز هذا البرنامج بسهولة الاستخدام إلى حد كبير كما أنه يأتي بواجهة منظمة ويوفر لك البيانات بشكل واضح جدًا كما أنه يقوم بتصنيف الوقت وفقًا للأنشطة والمواقع التي تمت زيارتها، كما أن هذا البرنامج يدعم التكامل مع بعض البرامج والأدوات الأخرى ولكن معظم المميزات الخاصة به متاحة في الإصدار المدفوع فقط.

أصبح العمل من المنزل أكثر شيوعًا في السنوات الأخيرة وخاصةً بعد انتشار جائحة كورونا وعلى الرغم من أن هذا الأمر يوفر الكثير من المميزات إلا أنه يقلل من قدرة الشركات على مراقبة الموظفين وتقييم عملهم نظرًا لعدم تواجدهم في مقر الشركة نفسها، وهنا تلعب برامج مراقبة الموظفين دورًا هامًا في حل تلك المشكلة حيث تقدم مجموعة المميزات لأصحاب العمل والشركات وأهمها ما يلي:

مراقبة نشاط الإنترنت: الإنترنت هو سلاح ذو حدين حيث أنه يعتبر مفيد لإنجاز المهام بشكل أسرع ولكن في الوقت ذاته يمكن أن يستهلك الوقت دون أي فائدة ومن خلال تتبع استخدام الموظفين للإنترنت سوف يكون بإمكانك تحسين استخدامهم ومعرفة المواقع التي تضيع وقتهم أو تقلل من تركيزهم. 

مراقبة استخدام الحاسوب: بالإضافة إلى مراقبة الإنترنت تتيح لك هذه البرامج أيضًا إمكانية مراقبة استخدام البرامج المثبتة على الحاسوب لدى الموظفين وبالتالي يمكن استخدام تلك البيانات لمعرفة البرامج التي يقضي المستخدمون عليها أغلب الوقت والبرامج التي تم استخدامها بشكل متكرر، ومقدار الوقت الذي يتم استهلاكه في برامج غير مفيدة.

تسجيل لوحة المفاتيح: تتضمن العديد من برامج مراقبة الموظفين تلك الميزة (Keylogger) ولكنها تعتبر حساسة جدًا لذلك لا يتم استخدامها إلا في حالات نادرة وتتيح لك هذه الميزة معرفة كل ما يقوم الموظفون بكتابته على لوحة المفاتيح، حيث يتم تسجيل كل ضغطة وعرضها امامك دون علمهم.

إنتاج التقارير: من أهم المميزات التي تقدمها برامج إدارة الموظفين هي القدرة على تقديم التقارير حول أنشطة الموظفين وكيفية استخدامهم للأجهزة مع تدعيم تلك التقارير بالإحصائيات والرسومات البيانية، كما أنها تقدم لك معلومات حول البرامج الأكثر استخدامها والمواقع الأكثر زيارة وذلك في غضون 6 إلى 8 أشهر الماضية.

• المساعدة في تحديد المشاكل والعمل على حلها.
• التقليل من احتمالية حدوث الاحتيال والسرقة داخل الشركة.
• التقليل من تضييع الوقت لدى الموظفين نظرًا لأنهم يعرفون أنك تراقبهم.

• قد يشعر بعض الموظفين بأن استخدام برامج المراقبة يعتبر انتهاكًا للخصوصية.
• قد تدل مراقبة الموظفين على انعدام الثقة وبالتالي فإنها تقلل من الرضا الوظيفي والروح المعنوية لدى الموظفين. 
• قد يؤدي تسرب تلك البيانات إلى مشاكل أمنية خطيرة بالنسبة للشركة.

على الرغم من أن برامج مراقبة الموظفين قد تبدو وأنها غير قانونية إلا أنها ليست كذلك حيث قضت المحكمة العليا الأمريكية في عام 2010 بأنه من القانوني لأصحاب العمل مراقبة أنشطة الموظفين أثناء وقت العمل وذلك من خلال وسائل المراقبة المختلفة سواء برامج تتبع وقت الاستخدام ومراقبة لوحة المفاتيح وتصوير لقطات شاشة وغير ذلك، ولكن في الوقت ذاته يظل هناك الكثير من الجدل حول مدى تأثير تلك البرامج على ثقة الموظفين في الشركة والرضا الوظيفي لديهم.

كما توجد هناك بعض الدول الأخرى التي تجيز مراقبة الموظفين ولكن بشرط إبلاغهم بهذا الأمر وخاصة عند الوصول إلى معلومات حساسة مثل تصوير لقطات شاشة ومراقبة لوحة المفاتيح وغير ذلك، ولهذا السبب سوف يكون من الضروري توضيح ذلك في سياسة العمل لدى الشركة.

كلمة أخيرة | في الواقع إن برامج مراقبة الموظفين يمكن أن تقدم الكثير من المميزات والفوائد للشركة في حال تم استخدامها بشكل صحيح حيث أنها يمكن أن تساهم في تحسين الإنتاجية وحماية الشركة من الاحتيال والسرقة، ويمكنك اختيار البرنامج الأفضل لك من خلال مراجعة مميزات البرامج السابقة وتحديد أيها يناسب احتياجاتك.