أصبحت رسائل البريد الإلكتروني تشكل أهمية كبيرة جدًا هذه الأيام، وخاصة مع انتشار العمل من المنزل في الكثير من الشركات، ومع ذلك قد تجد نفسك غارقًا بين الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج للرد عليها وهذا بالطبع سوف يستهلك الكثير من وقتك، وفي هذه الحالة يمكنك الإستعانة بالعديد من الطرق والحيل التي يمكنها التقليل من الوقت الذي تقضيه في الرد على المراسلات.
وعند الحديث عن خدمة Gmail التي تقدمها شركة جوجل فإنها تعتبر واحدة من أقوى خدمات البريد على الإطلاق، ومن مميزاتها الرائعة هي أنها تقدم لك بعض الأدوات والإعدادات التي تساعدك على زيادة سرعتك في الرد على رسائل البريد الإلكتروني، وهذا ما نناقشه معكم فيما يلي بالإضافة إلى بعض النصائح التي تعتبر مفيدة لكافة مستخدمي خدمات البريد الإلكتروني الأخرى.
تفعيل خاصية الإنشاء الذكي
يوفر Gmail خاصية تعرف بالإنشاء الذكي أو Smart Compose والتي تساعدك على زيادة سرعتك في الرد على رسائل البريد الإلكتروني وذلك من خلال الإكمال التلقائي للرسائل، وتقوم هذه الخاصية بإقتراح الجمل والنصوص التي تكتبها وبمجرد الضغط على زر Tab من لوحة المفاتيح تتم كتابة الجملة أو العبارة بشكل تلقائي، على سبيل المثال إذا كان اسم الشخص المستلم هو "أحمد" فإنه يقوم بكتابة "مرحبًا أحمد" في البداية بشكل تلقائي.
ومن أجل تفعيل هذه الخاصية قم بالتوجه إلى موقع Gmail ثم قم بتسجيل الدخول إلى حسابك، وقم بالنقر على رمز الإعدادات "الترس" في اعلى يمين الصفحة، ثم قم بالضغط على "عرض جميع الإعدادات" وفي قائمة الإعدادات قم باختيار "تبويب عام" ثم قم بالتمرير لأسفل حتى تصل إلى خيار "الإنشاء الذكي" وقم بالنقر على زر الدائرة بجوار "تفعيل اقتراحات الكتابة" وإذا أردت مزيدًا من الاقتراحات الذكية حسب ما تكتبه، فيمكنك تفعيل خيار "تخصيص الإنشاء الذكي" الموجود في الأسفل، وفي النهاية لا تنسى النقر على "حفظ التغييرات" في الأسفل.
يمكنك أيضًا تفعيل هذه الخاصية من خلال تطبيق Gmail على الهاتف الخاص بك سواء الأندرويد أو الآيفون، وذلك من خلال الضغط على علامة الثلاث خطوط أعلى اليسار، وبعد ذلك قم بالتمرير لأسفل ثم قم بالنقر على "الإعدادات" وبعد ذلك قم باختيار عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك وقم بتفعيل خيار "الإنشاء الذكية".
استخدام الردود الذكية
من الأدوات الرائعة في خدمة جيميل هي الرد الذكي على الرسائل، وهذه الخاصية تتيح لك إرسال ردود معينة على رسائل البريد الإلكتروني المكررة، قد تكون هذه الردود عبارة عن رسالة شكر أو اعتذار وما إلى ذلك، ويكون الرد حسب النص الموجود في الرسالة التي تلقيتها. على سبيل المثال إذا تلقيت رسالة بدعوة إلى حفل أو عشاء وما إلى ذلك، فسوف يقترح عليك Gmail رسائل معينة مثل "حسنًا، سوف أكون هناك في الموعد المحدد" أو "آسف، لا يمكنني الحضور" وبمجرد اختيار الرد المناسب سوف يتم إرساله تلقائيًا بدون أي تدخل إضافي منك.
ومن أجل تفعيل هذه الخاصية قم بالتوجه إلى الموقع الإلكتروني لـ Gmail وقم بالنقر على رمز الإعدادات ثم "عرض جميع الإعدادات" ثم "عام" وقم بالتمرير لأسفل حتى تصل إلى الرد السريع وقم بتحديد تفعيل الميزة "رد سريع". ويمكنك تفعيل الخاصة من خلال التطبيق أيضًا، فقط قم بتشغيل التطبيق وقم بالنقر على علامة الثلاث خطوط ثم قم باختيار "الإعدادات" ثم اختر البريد الإلكتروني الخاص بك وقم بتفعيل "الرد السريع".
استخدام النماذج لإرسال البريد المكرر
النماذج هي خاصية رائعة جدًا على خدمة Gmail وهي مفيدة جدًا لأصحاب العمل ومدراء المشاريع بشكل خاص وجميع الأشخاص بشكل عام. تساعدك هذه الخاصية على حفظ قالب لرسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إليها بشكل متكرر، ومن أجل استخدام هذه الخاصية قم بالتوجه إلى جيميل، وقم بالنقر على رمز الإعدادات ثم "عرض جميع الاعدادات" ثم تبويب "ميزات متقدمة" وفي قسم "النماذج" قم بتحديد خيار "تفعيل".
بذلك يتم تفعيل الخاصية، ولكن سوف تحتاج إلى إنشاء قالب لاستخدامه لاحقًا وللقيام بذلك قم بالنقر على علامة الإضافة (+) لإرسال بريد الكتروني جديد وقم بكتابة العنوان والموضوع اللذان تقوم بكتابتها كثيرًا، ويمكنك أيضًا إضافة مستليمن إذا كنت ترسل الرسالة إلى نفس الأشخاص في كل مرة، وبعد ذلك انقر على علامة النقاط الثلاث في أسفل اليمين، وقم باختيار"القوالب" ثم "حفظ المسودة كنموذج" ثم قم بالنقر على "حفظ كنموذج جديد" وقم بتسمية القالب ثم اضغط على حفظ.
إذا أردت استخدام هذا النموذج فيما بعد، فقم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة، ثم قم بالنقر على علامة الثلاث نقاط في الأسفل وقم باختيار "النماذج" ثم حدد النموذج الذي تريده وقم بالتعديل عليه كيفما تشاء ثم قم بإرساله.
إنشاء توقيع
عندما تقوم بكتابة رسالة بريد إلكتروني فمن المفترض أن تقوم بكتابة توقيع أو عبارة معينة في النهاية مثل "تحياتي، أحمد"، ومن الجيد أن جيميل يتيح لك كتابتها تلقائيًا في كل رسائل البريد الإلكتروني التي تقوم بإرسالها، لتفعيل هذه الخاصية قم بالتوجه إلى الموقع الإلكتروني لـ Gmail وقم بالنقر على رمز الإعدادات ثم "عرض جميع الإعدادات" ثم "عام"، وفي قسم التوقيع قم بالنقر على "إنشاء جديد" ويمكنك الآن كتابة عنوان للتوقيع ثم تقوم بكتابة التوقيع وتغير تنسيقه، ويمكنك إضافة توقيعات مختلفة لرسائل البريد الإلكتروني المختلفة.
تعلم الكتابة باللمس Touch Typing
تعتبر الكتابة باللمس أو Touch Typing (الكتابة بدون النظر للوحة المفاتيح) من الأشياء التي قد توفر عليك الكثير من الوقت أثناء كتابة البريد الإلكتروني على Gmail أو خدمات البريد الإلكتروني الأخرى، كما أنها سوف تساعدك بشكل عام في الكتابة بشكل سريع على لوحة المفاتيح، وبالرغم من أن الكثيرين يظنون أن هذه المهارة صعبة التعلم إلا أنها في الحقيقة ليست كذلك، بل هي فقط تحتاج إلى الكثير من التدريب، ويمكنك تعلم هذه المهارة من خلال عدة مواقع إلكترونية منها موقع Tybaa للغة العربية وموقع Typingclub للغة الإنجليزية.
تعليقات
إرسال تعليق